Rynek e-commerce nie bez powodu dzierży tytuł najbardziej dynamicznego. Musimy jasno przyznać, że w ostatnich kilku latach (a zwłaszcza w niedawnej pandemicznej rzeczywistości) branża przeszła sporą ewolucję pod kątem świadomości przeciętnego konsumenta, jak i samych nawyków związanych z zakupami w sieci. Był to również swoisty test dla wielu prowadzących e-biznesy, gdyż jednoznacznie zweryfikował kondycje polskich przedsiębiorców w zakresie jakości sprzedaży, używanych narzędzi czy po prostu samej wydajności firm. 

Rynek e-commerce rok do roku wykładniczo rośnie. Oznacza to, że zakupów w sieci będzie więcej. Wspólnym mianownikiem dla wszystkich tych zmian jest konieczność wdrożenia skutecznych praktyk pozwalających nie tylko automatyzować naszą pracę, ale też takich, które pozwolą sukcesywnie zwiększać wolumeny sprzedaży, jednocześnie oszczędzając czas i zasoby. 

Znaczenie automatyzacji sprzedaży w e-commerce

Na samym wstępie należy zauważyć, że wymagania naszych klientów co do jakości obsługi, metod płatności czy nawet samych warunków dostaw wciąż się zwiększają. Nie wspominając już o kwestiach ciągłości dostaw towaru, obsłudze klienta, reklamacjach kończąc na sprawnej gospodarce magazynowej. Jeżeli dodać do tego coraz większą ilość zakładanych sklepów internetowych w ciągu roku (przypominam, że 2022 r. to 55 tys. sklepów, a na początku roku przekroczyliśmy pułap 57,9 tys.) możemy być pewni, że konkurencja w pewnym momencie zacznie być bardzo odczuwalna. To wszystko składa się na ogólny obraz bolączek i wyzwań branży. 

Co ma do tego automatyzacja? Otóż zaskakująco dużo! Istnieje wiele dowodów na to, że dobrze przygotowany system potrafi skrócić nawet o 70% wszystkie procesy związane z realizacją zamówienia w firmie. I mowa tutaj o całym procesie, od ściągnięcia zamówienia przez system z platformy sprzedażowej, po jego kompletację, fakturowanie i wysyłkę. Wynikająca z tego oszczędność czasu ma również aspekt finansowy, o którym nie mówi się za często – a powinno. 

Dzięki automatyzacji w przedsiębiorstwach, wszystkie czynności, które do tej pory były wykonywane przez kilka działów (magazynu, zamówień, obsługi klienta, finansowy), są ujednolicone w jednym ekosystemie. Jednocześnie przepływ informacji pozostaje niezmienny, co eliminuje błędy ludzkie wynikające ze złego skoordynowania działań. A bądźmy szczerzy, nikt tak nie potrafi zepsuć dnia, jak niezadowolony klient, którego zamówienie zostało zrealizowane późno, otrzymał nieprawidłowy produkt, czy źle wyliczoną fakturę. 

Przykłady bolączek właścicieli sklepów internetowych

Jest ich wiele i zdaję sobie sprawę, że wszystkich z nich nie jestem w stanie jednoznacznie przedstawić. Ale są pewne wspólne mianowniki, które wpisują się i charakteryzują ogół e-biznesów. 

⦁    Czas - Utarło się stwierdzenie, że najlepiej, gdyby doba miała 30h. To z kolei podyktowane jest najczęstszą bolączką właścicieli e-biznesów – czasem. Wiecznie mamy go mało, przez co adekwatne prowadzenie sprzedaży, działań promocyjnych i tym podobnych potrafi kaskadowo nakładać się na inne zadania, skutkując słabnącą wydajnością. 
⦁    Wolumeny zamówień – Kolejnym przykładem są trudności wynikające z obsługi dużych wolumenów zamówień. Każdy sklep chce sprzedawać więcej, dlatego dywersyfikujemy i zwiększamy rozpoznawalność oferty (SEO / kampanie / wyprzedaże). Mając do dyspozycji te same warunki fizyczne (personel, magazyn), w pewnym momencie łapiemy zadyszkę.
⦁    Logistyka i magazyn – W tym przypadku można podzielić te problemy na trzy pomniejsze. Pierwszym będzie ciągłość dostaw towaru, drugim sprawna wysyłka zamówień do klientów a trzecim sprawne zarządzanie stanami magazynowymi. To one najczęściej rzutują na kondycję i realny zwrot z inwestycji. Często napotyka się braki szlagierowych produktów, firmy przez to muszą rotować tymi o mniejszej dynamice i marżowości. 
⦁    Analiza sprzedaży – Dla wielu przedsiębiorstw analiza sprzedaży wciąż polega na mozolnym tworzeniu tabel przestawnych i problemami z wyróżnieniem kluczowych metryk, które pozwalają stwierdzić „gdzie jesteśmy”. Nikogo nie dziwią setki arkuszy kalkulacyjnych w różnej wersji, które częstokroć wprowadzają więcej pytań niż odpowiedzi. Sprawna i bieżąca analityka to klucz do sukcesu w optymalizacji firmy i wizualizowania jej kondycji.

 Automatyzacja automatyzacji nierówna  - systemy ERP

Powiedzmy wprost – czas to pieniądz. Chociaż w kontekście tego artkułu możemy pokusić się o stwierdzenie, że automatyzacja to pieniądz. Istnieje wiele przykładów, które jasno wskazują, że nie każde oprogramowanie posiadające funkcję automatyzacji utylizuje ją w pełni. Osobiście jestem zwolennikiem jasnego określania wąskich gardeł w firmie. na tej podstawie można dyktować dalsze usprawnienia za jej pomocą. Jest to ważne z jednego kluczowego powodu: obecnie rynek dostarcza szereg narzędzi dla wsparcia sprzedaży w sieci. Wybierając narzędzia od różnych dostawców, łatwo zaciągnąć tzw. dług technologiczny, który po pewnym czasie może wymusić na firmie zmianę oprogramowania na inne – oferujące szersze możliwości (a co za tym idzie - ponieść kolejne wydatki). 

Nie zawsze mamy pewność, że wybrany dostawca oprogramowania będzie w stanie na bieżąco rozwijać funkcjonalności w oparciu o nowe trendy, rynki czy integracje. Często również słyszę pytanie: „ile procent automatyzacji jest w automatyzacji?”. Odpowiedź jest jedna – to zależy. Nie każda automatyzacja oznacza proces przyczynowo-skutkowy w obrębie całej firmy. W kontaktach z klientami często napotykamy problemy, gdzie dział obsługi klienta lub zamówień nie był informowany o statusie realizacji zamówienia na magazynie ani procesach tam zachodzących. Automatyzacja działała osobno w obrębie sprzedaży, po czym system nie przekazywał tej informacji dalej. Dzięki temu nie możemy mówić, że jest to proces całościowy. Podobnych przykładów jest naprawdę dużo i  pewnie choć raz spotkaliście się z podobnymi.

Jak więc wybrać narzędzie adekwatne do naszych wymogów? Z pewnością warto rozejrzeć się za systemami klasy ERP, które są w stanie automatyzować i dawać kontrolę nad tworzeniem ścieżek automatyzacji dla przeróżnych działów w firmie. Mowa tutaj nie tylko o samej sprzedaży, ale też o magazynie, księgowości, logistyce czy nawet zwrotach i reklamacjach. Takie systemy są już odpowiednio skonfigurowane do pracy z całą firmą. 

Korzyści automatyzacji sprzedaży w e-commerce dzięki ERP

Każdy z nas zdaje się znać korzyści płynące z automatyzacji. Niejednokrotnie przywoływana tutaj kwestia obsługi klienta i zamówień jest jedną z nich (o ile nie najważniejszą). To właśnie tutaj dzieje się najwięcej - to ten proces domyka sprzedaż i generuje przychód. Zalety, które zostały niżej wymienione, są jedynie częścią większego schematu współzależności zachodzących w systemach ERP.

⦁    Skrócenie czasu realizacji zamówień – Dzięki skoordynowaniu akcji i następstw wynikających z przetworzenia zamówienia. W momencie jego otrzymania, dział obsługi dzięki kilku kliknięciom w systemie przekazuje zamówienie do działu magazynu / pakowalni (jednocześnie nadając status do zebrania i automatycznie nadając list przewozowy). Magazynier widzi w systemie nowe zamówienie (np. dzięki aplikacji w kolektorze danych), po czym kompletuje je zgodnie z listą pakową systemu. Następnie po jego przekazaniu do działu pakowalni następuje weryfikacja zgodności z listą i przekazanie zamówienia kurierowi.
⦁    Lepsza obsługa klienta – Wynikająca z szybszego reagowania na spływające zamówienia. W przypadku niejasności pracownik zawsze ma możliwość skontaktować się bezpośrednio z klientem i wysłać do niego spersonalizowane wiadomości e-mail lub SMS, informując na bieżąco o statusie zamówienia.
⦁    Optymalizacja i lepsze zarządzanie zapasami – Głównie dzięki automatycznej synchronizacji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, regułom zamawiania towaru i możliwości dokładnej lokacji towaru w magazynie, dzięki czemu osoba kompletująca przeznacza na nie możliwie najmniej czasu.
⦁    Sprawniejsza logistyka – Wynikająca z integracji z systemami kurierskimi. Zachodząca tam automatyzacja pozwala na zamówienie dyspozycji już na etapie przetworzenia zamówienia przez dział obsługi. Dodatkowo mamy pełną kontrolę nad dokładną ilością przesyłek, wraz z ich wagą i rozmiarami.
⦁    Dokładniejsza analiza – Dzięki dodatkowym narzędziom analitycznym, które są w stanie na bieżąco analizować performance danego działu (np. magazynu, zamówień, księgowości itp.). Pozwala to sprawniej reagować na bieżące potrzeby biznesu i pomagać w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji. 

Czym powinien charakteryzować się dobry system do automatyzacji sprzedaży?

Przede wszystkim wszechstronnością i skalowalnością. Pamiętajmy, że co roku rynek e-commerce rozwija się w oparciu o nowe trendy (np. integracje płatności, nowe platformy marketplace i formy dostaw). Dlatego ważne jest, aby w pierwszej kolejności zmienić myślenie z „tu i teraz” ku „gdzie będzie mój biznes jutro”. Dzięki temu nie tylko zabezpieczymy się przed zaciągnięciem długu technologicznego, ale też będziemy mogli reagować na dynamicznie zmieniające się dictum rynku. Przed wyborem narzędzia warto sprawdzić, w jakich branżach ma ono zastosowanie. Dodatkowo nieocenionym atutem będzie poznanie procesu wdrożenia i odniesienie własnych potrzeb do zarysu funkcjonalnego systemu. 

Oto cechy, na które powinniście zwrócić uwagę:
⦁    Automatyzacja procesów w całej firmie, nie tylko w sprzedaży, 
⦁    Możliwości rozwoju dodatkowych funkcjonalności dla systemu, 
⦁    Dodatkowe narzędzia wspomagające w postaci dedykowanych aplikacji (np. aplikacja na kolektory, aplikacja mobilna),
⦁    Dodatkowe usprawnienia wynikające z dedykowanych i zautomatyzowanych modułów takich jak panel zwrotów i reklamacji, panel wydań zewnętrznych (pakowalnia) itp.
⦁    Rozwiązanie chmurowe, które daje dostęp do firmy zawsze i wszędzie - jest ono niepomiernie tańsze niż utrzymywanie infrastruktury na własnych serwerach firmowych (wraz z dedykowanym personelem), 
⦁    Zaawansowane możliwości WMS (zarządzanie magazynem) w tym tworzenie wirtualnych magazynów na poczet integracji, synchronizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym czy pozostałe, 
⦁    Szybkość wdrożenia i jakość wsparcia w procesie migracji i utrzymania, które pozwolą Ci możliwie najszybciej przejść na wyższy poziom obsługi. 

Przykładowo, automatyzacja w zakresie procesowania zamówień w IDEAerp przedstawia się następująco: 

Podsumowanie

Możemy być pewni jednego – w ciągu najbliższych kilku lat czeka nas sporo pracy w związku z dynamicznym wzrostem liczby kupujących online oraz rozwojem samej konkurencji. Automatyzacja jest remedium na wiele bolączek w prowadzeniu sprzedaży online i stanowi obecnie jedną z najbardziej opłacalnych inwestycji. Wynikająca z niej oszczędność czasu i środków może być przeznaczona na dalsze działania dywersyfikacyjne naszego sklepu lub zwiększenie wydajności całej firmy. To przekłada się na możliwości lepszego zarządzania większymi wolumenami zamówień czy ekspansją na inne rynki. 

W IDEA commerce od 12 lat dostarczamy skalowalne narzędzia dla e-commerce. Doskonale rozumiemy wyzwania i potrzeby naszych klientów, przez co jesteśmy w stanie na bieżąco rozwijać nasze narzędzie IDEAerp. 

Rozumiemy też, że zmiana systemu do zarządzania sprzedażą to niełatwe zadanie, dlatego umożliwiamy wszystkim przetestowanie naszego narzędzia 14 dni kompletnie za darmo!
Zapraszamy też na naszą stronę www.idea-commerce.com, gdzie możecie zapoznać się z dodatkowymi możliwościami i usługami pokroju sklepów internetowych czy dedykowanego hostingu.